企业管理——销售管理篇

第四章 销售管理制度

第一节 总 则

第一条 为了规范XXXXXX有限公司(以下简称“公司”)产品的销售活动,必要时实现可追溯性,便于抽查、复查,根据销售产品取样的相关规定,结合公司实际,特制定本制度。

第二条 本制度规定了公司销售产品相关管理工作等内容。

第三条 本制度适用于公司销售产品的管理。

第四条 公司明确一名副总经理以上(含)领导主抓产品销售工作,产品销售由装载工、采样员、检斤员、化验员、监督员等组成,保证发货过程中相互协调、相互制约。

第五条 根据生产预算、市场的需求情况、市场的竞争情况、上一销售计划的实现情况等制定年度、季度、月度销售计划。

第二节 相关部门及岗位职责

第六条 部门职责

(一)财务管理部

财务管理部负责产品销售时监督检查工作。

(二)供销管理部

供销管理部负责洽谈产品销售业务,草拟、签订《产品购销合同》,开具《产品销售发货单》,办理产品销售日常业务工作。

(三)选矿厂

选矿厂根据《产品销售发货单》的要求,按行业规定及合同的约定进行装车、出库、。

(四)质检部

质检部按行业规定进行检斤、取样、制样、送检等工作,分析化验及样品保管,开具《产品销售分析单》。

第七条 取样工岗位职责

(一)执行各项安全制度和公司劳动纪律,严格按照操作流程规范作业。

(二)作业前必须穿戴好劳动防护用品,工作时思想集中,认真负责,细心操作取制样,取样做到三定(定时、定量、定点),制样做到三不(不乱放样、不装错样、不混样),制完样品后及时送交化验室,当面向化验员交清样品数量,登记好台账,严禁丢失样品。

(三)坚持公平公正的原则,严禁弄虚作假及做出有损公司利益的行为。

(四)规范操作制样设备,使用完毕后及时关闭电源,登记好设备使用记录。做好节能降耗工作。

第八条 化验员岗位职责

(一)执行各项安全制度及公司劳动纪律。严格按照化验员操作规程规范操作。所有分析元素按照国标执行,严禁私自改变规程违规操作。

(二)执行部门保密制度,检测数据和技术不得外泄,严禁在数据上弄虚作假。

(三)当班的分析样品本班完成,写出报告,要求字迹清楚,数据准确,票据完整,保留存根,报负责人审核后报出。做完的样品放归样品室保存。

(四)规范操作设备仪器,做好记录。

(五)严格执行材料领用制度,做到节能降耗。做好易制毒易制爆药剂的使用和交接手续,账物相符。

第三节 相关制度及流程

第九条 外销样品取样流程

外销样品取、制样工作是公司生产、经营活动中的重要环节,直接关系到公司的利益,为加强外销样品取、制样工作管理,保证公司利益不受损失,特制定本程序。

(一)取、制样人员由部门领导根据工作需要不定期抽取轮换,不得因个人原因影响工作安排。

(二)当班取样员应穿戴好劳动保护用品提前来到工作现场了解产品调运情况。

(三)取样前应仔细检查取样器、样桶、样袋等是否完好,如有破损及时更换后方可使用。

(四)我公司和购货方有关工作人员,四人制(取样主管,我方取样人员,我方监样人员,购方监样人员),同时在场时方可装车、取样。

(五)购货方监样人员必须在取样点五米以外监督,否则我公司将停止对购货方调运产品。

(六)取样方法采用探针法,每车均匀布五个点呈梅花点形式布置,将探针垂直插入矿堆中,使被探针下部尖端割下的矿粉进入探针内,探针在所需的深度处填满以后拔出并将矿粉倒入样桶,一次取样完成。保证每个样品总质量在2Kg以上。

(七)取样员每取完一个车的样品后,将样桶内的矿粉全部装入样袋,并将取样器和样桶清扫干净,随后在样袋上标明产品名称、车号、票号,交给另一名跟随的取样员放入所提的大桶内保管,然后进行下一车的取样工作。

(八)取样时应坚持公平、公正的原则,两个取样员同时在场,其中一名取样员提桶取样,另一名取样员跟随监督并保管已取好的样品。

(九)样品取完后,取样员在监样人员的监督下将样品送至制样室进行制样与水份的测定工作。由取样主管和化验主管进行样品交接,制样全程由化验主管监管。

第十条 外销样品制样及分析流程

(一)制样时我方制样监样人员2人,购货方监样人员全部到场方可制样,购货方监样人员应在制样点一米以外进行监督,如有隔离区,在隔离区外监督,否则停止制样。

(二)制样器具必须按产品种类分开使用,不得混用。制样前应检查天平是否准确,制样器具是否干净、完好,所有准备工作无误后方可开始制样。

(三)制样时先在台账上记录样品的编号,然后将矿样倒入干净的瓷盘内用铁铲从四周铲向中心,用手和铲反复混匀后将矿样堆成圆台形,在其顶面划出互相垂直的两条直线,将矿样平均分割成四部分,取其中对角的两份合并成试样。通过这样反复的混匀与缩分,直至取出所需的样品为止,取出样品的质量(湿量)不低于500克。

(四)将分出的矿样平摊于一个已知质量的干净瓷盘里,置于天平上称量,记录湿样质量后将样品置于烘箱,在规定的温度和时间里烘干样品,当试样数量超过一个时,应对盛放试样的瓷盘编号,并记录在台账上与车号相对应的一栏内。烘干的样品放置天平上称出干量,测算水分。

(湿样质量—干样质量)÷湿样质量×100%=矿样水份

(五)测算完水份后,将结果登记台账,双方签字认可。测算结果一经认定后,无论出现什么情况都不得更改。

(六)烘干后的样品经研磨粉碎机后研磨细度达到200目过筛后按照湿样的缩分方法混匀缩分。

(七)缩分后的样品分成四份,供、需双方各执一份化验,留二份正副仲裁样。正仲裁样经双方签字后封好由我公司质检部保存,副仲裁样交化验主管留存。样袋上应注明收货单位、发货时间、样品名称、车号、票号、取、制样人姓名、分析元素、水份等。样袋上填写的所有内容均不得涂改。

(八)样品制完后,做好所有的原始记录,核对无误后将仲裁样交部门领导,分析样品由化验主管交给当班班长进行烘干和分析。

(九)样品由部门领导在暗码本上统一编码,分三班进行化验分析,三班结果统一汇总在允许误差范围内平行结果报出。如果三遍结果有误差反复分析,直到结果无误后方可报出,报出结果和化验主管的结果进行比对,采取就高不就低的原则,品位在允许范围内报出高值一方的数据。

(十)报表一式四份,由部门领导审核无误后两份报财务管理部,一份报供销管理部,一份留存。

(十一)分析完的样品送样品室统一保存,保存期限按规定的时间执行。

(十二)分析方法采用国标。

第十一条 化验员作业管理流程

为确保化验员操作正确无误,避免危险发生,确保化验室使用的化学试剂不造成污染环境和其它影响,同时为了保证分析数据、样品的准确性和具有可追溯性,便于抽查、复查,满足监督管理要求、分清质量责任,特制定本管理制度。

(一)执行各项安全制度,进入工作区域必须穿戴好劳动防护用品,严禁穿拖鞋上岗。

(二)严格按照国标规范操作,严禁私自改变化验技术规程,或违规操作。

(三)按时报出分析品位,积极配合各部门工作。

(四)认真填写样品的原始记录,化验报告,所有的报告必须按照要求认真填写,留下存根,报告要求字迹工整,不得涂改,报告中应写明取样、制样及化验员姓名及日期,经部门领导核对签字后方可发出。

(五)化验员在分析完样品后,认真检查分析结果,发现数据异常应立即复样。不得把问题样报出或留至下一班。

(六)树立良好的职业道德,在工作中做到公平、公正,严禁在化验数据上弄虚作假,执行部门保密制度,不允许对外私自分析样品,严禁将化验室药剂、仪器借送别人。

(七)每月对所分析样品的结果进行抽查,样品的误差必须控制在允许范围内,定期外检样品,每三个月送外检一次,不定时送周边矿山进行样品互检,保证分析数据的准确性。

(八)分析样品严格按照操作规程的步骤进行,明确添加每种药品所起的化学反应及作用。熔样时控制好温度,滴定时把握好终点,掌握各种药剂的配置方法,浓度及加入量,加药的先后顺序不能颠倒。配置酸溶液时严禁将水倒入酸溶液内,而应将酸溶液慢慢注入水内。一切不溶物或浓酸、浓碱严禁直接倒入水池,以防堵塞腐蚀水管,浓酸碱应稀释到适应浓度后才能倒入下水道。

(九)化验员分析完的样品必须分类保管,按时间的先后顺序整齐码放,统一送样品室长期保存,每周、每班清理本班的样品。各种药品及试剂要分类保管,仪器、设备发生故障或损坏应立即报告管理人员并做好交接班记录。

(十)严格执行易制毒易制爆药剂的领用手续,每班交接,实物和台账相符,严禁将药品私自送人。

(十一)正确使用天平,称样前必须调整天平的零点,加减样品,增减砝码必须关闭天平,称样完毕必须关闭天平,拉下电源,天平的刻度回归为零位。

(十二)正确使用各种分析仪器,严格按照各自的操作规程规范操作,保证数据准确。设备使用完毕后做好记录。

(十三)爱护公共设施,对所用的仪器、设备应妥善管理,不得随意破坏,讲究卫生,工作完毕后,打扫工作场地所有卫生,要求地面干净,工作台整洁,每种仪器清洗干净,排放整齐。化验完毕后所用的药品要盖好盖子,放归原位,关闭电器设备,拉闸断电、关水阀,锁好门窗。

(十四)所有分析方法均需采用国标。

第十二条 检斤规范细则

(一)为规范计量管理工作及作业流程,杜绝计量风险,维护企业利益,特制定本要点。

(二)坚持公平、公正、公开的计量原则。

(三)销售车辆过磅检斤

1.销售车辆上磅前,必须检查仪表显示器是否回零。如车辆上磅时显示器没有回零,必须要求清零后车辆重新上磅。

2.销售空车检查标准:

(1)销售空车上磅计量皮重时,计量员必须认真核对,确保车牌号与发货通知单上登记一致,并协助相关人员检查车辆的证件是否齐全;

(2)检查车辆车身是否完全在磅体上,要求车辆必须停在磅体中央部位;

(3)检查司机及车上人员是否全部下磅,要求计量时车上不许留人;

(4)检查水箱是否满水,要求将水箱中的水全部放出后方可进行计量;对因不知情而加满水的车辆责令先将水放出后再进行计量操作;对明知故犯的车辆要及时上报有关部门进行相应处罚;

(5)上述检查合格后录入通知单号,确认无误后开始存储皮重,将系统生成磅单ID号记在发货通知单上。

3.销售重车检查标准:

(1)检查发货通知单上登记车号与车牌号一致,车辆前后牌号一致;

(2)检查确认发货通知单/装车作业单经供销管理部相关人员签字确认;

(3)检查实际净重与理论重量误差在合理范围内;

(4)检查仪表显示器与电脑数据一致,数据无误后方可存储毛重。

4.销售磅单打印后由运输司机和生产单位监磅人员同时在磅单上签字,并在磅单上加盖产成品发运专用章。

(四)计量监磅要求

1.销售产成品时,供销处必须以发货通知单形式通知磅房,不得单独以电话通知或口头通知,磅房根据发货通知单进行过磅;

2.销售产成品在计量毛重、皮重时必须由负责销售业务的业务员通知生产单位相关人员负责监磅。

(五)计量汇报及异常情况反馈处理

司磅员在工作中如遇到下列紧急情况必须直接向主管领导汇报:

1.过磅前认真检查计量设备,发现设备异常时,应及时向主管领导汇报;

2.销售物资时,发现车辆牌号与发货通知单上车号不符,要及时向班长汇报,查明原因后方能计量;

3.称重中要注意计量系统、磅秤的工作状态,当发现异常时,要马上向当班主管领导反映;

4.正常计量时,发生堵车现象时,超过20分钟没有解决的,要及时向主管领导反映并与现场管理人员联系,及时处理,保证计量工作的正常进行;

5.日常工作中要保持警惕性,加强防范意识,如发现违法、违纪行为,要及时向主管领导反映情况;

6.遵照公司相关管理制度开展计量工作,出现问题要实事求是的及时汇报,严禁隐瞒不报或弄虚作假。

(六)磅单的保管

1.磅单第一联留做磅房存根,司磅员在交班前负责把磅单整理好,每月底统一整理存档;

2.销售物资磅单一式四联,一联给财务管理部,二联给供销管理部,三四联交给司机;

3.矿石磅单按公司相关规定送往各单位;

4.作为磅房存根的磅单,销售磅单要求保留三年。

(七)汽车衡校验

按照国家规定,地磅统一由当地质量技术监督部门负责校验,不允许企业及个人进行校对。正常使用情况下,校验周期为每半年一次。有以下情形,必须向质量技术监督局提出校对申请。

1.新安装的地磅必须经过质量技术监督部门校对合格后方能投入使用,

2.修理后的地磅,必须由质量技术监督部门鉴定合格后方能使用,

3.司磅员在计量时发现计量数据与原发磅单数据差超过千分之三时,必须复磅,如发现磅秤有问题,应申请校验。

第四节 附则

第十三条 本办法由供销管理部负责解释、修订。

第十四条 本办法自印发之日起执行。

第五章 物资仓储管理制度

第一节 总 则

第一条 本制度规定了XXXXXX有限公司(以下简称“公司”)物资及备品备件仓库的入库、保管、出库等管理工作内容。

第二条 本制度适用于公司及所属各单位的物资及备品备件仓库管理。

第二节 管理内容与方法

第三条 物资入库

(一)公司所购一切物资及备品备件,严格实行先验收后入库的仓库管理制度

(二)采购物资及备品备件到货后,采购员将入库物资交由保管员验收,坚持双人入库的原则,采购员必须和保管员同时办理入库手续,专业设备应请专业人员参与入库。入库前保管员依据发票或到货清单,核实并认真检查物资名称、规格、包装、外观质量,并按不同物资分别采取点数、检尺、量方、过称、换算等方法,正确计算数量,认真验收质量,填写《物资入库验收单》(见附表1),写明计量单位。

(三)使用单位在使用过程中对质量进行验收,同时出具《物资质量信息反馈单》(见附表2)。

(四)直接运送到使用单位的物资,保管员和采购员应与使用单位在卸货现场共同验收数量和质量,并及时办理出入库手续。

(五)未经正式入库物资应单独妥善保管,没有到货明细或未做验收的物资应存放在待验区不予上货架。

(六)物资验收合格后入库,保管员对验收合格的物资分类上货架码放整齐。大宗物资两天内完成入库手续,一般物资在一天内完成入库手续,同时完成账卡物登记和码放工作。

(七)未办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在待检区域内,物资入库验收中发现规格型号、数量、外观质量与到货明细或发票不符时,做单独隔离存放,由采购员通知供应商及时查明原因,并采取相应处置措施。

(八)现场验收入库后,保管员根据供货单位的到货明细或发票(增值税专用发票或增值税普通发票,进入电脑管理系统入库,并打印《入库单》(见附表3),采购员、保管员签字确认。

(九)货物已到,发票未到,经核实的确是本公司采购的物资或备品备件,应根据到货明细及时验收并办理入库手续,待收到发票后当月由财务管理部在电脑管理系统上维护发票,由保管员、采购员签字确认。

(十)货物未到,发票先到,由采购员保管发票,并记好在途账,但与国家税务及公司财务相关规定冲突时,以国家税务及公司财务相关规定执行。

第四条 物资保管

(一)严格执行物资管理标准。无审批手续,任何人不准动用和外借仓库的物资。

(二)严格执行公司安全环保管理要求,非仓库人员,未经允许不得随便入库,库区严禁烟火,物资保管单位要加强消防设备和电源的管理,定期检查,全面做好防火、防水、防爆、防事故、防破坏、防盗窃工作。

(三)易碎的玻璃制品要轻放,摆放稳固,不挤压、不撞击。

(四)轻纺、劳保物资要防止虫蛀、鼠咬、防潮、防霉,必须定期检查、倒垛翻晒。

(五)金属材料、设备配件要有锈必除,清洗上油,必须先保养后存放。

(六)怕冻、怕潮、怕晒、易挥发的物资必须进库房存放或垫高盖严。有的应注意保温密封;有的应注意冷却降温。

(七)易燃、易爆、易感染、易腐蚀及有毒的物资必须重点保管,隔离储存,随时检查包装物的破损情况。

(八)橡胶制品要防止老化、龟裂、变形和粘连,不准日晒和重压。

(九)对计量器具定期由管理部门检查、校正符合《计量管理标准》,使用者要及时保养,做到准确无误

(十)各种物料码放、搬运入库时应先内后外、先下后上;出库时应先外后内、先上后下,先进先出,防止坍塌伤人及损坏机械设施,各种物资不得抛掷。

第五条 物资出库

(一)物资出库要坚持先进先出原则,对有保管期限的物资在质保限期内发放使用,以免过期变质。

(二)物资出库要严格按先办出库手续后发货的程序出库,要杜绝先出库后补手续的做法,严禁白条发货。特殊情况经领导同意后,可暂先出库,但必须于物资出库后3天内补办相关手续。

(三)物资出库前,要认真审查《物资领料单》(见附表4)的内容是否完整,手续是否完备、齐全,确保物资发放准确无误。

(四)发放物资要坚持一查库存、二动标签、三发物资、四复核的程序。保管员必须在《物资领料单》上签字确认,同时在电脑管理系统上开具《出库单》,领料人、保管员在《出库单》上签字。

(五)保管员对当日发生的业务必须及时登记物资动态明细账,做到日清日结,确保物资进出库及结存数据的正确无误。

(六)执行“交旧领新”的物资,保管员须认真核实《交旧领新物料目录》,并与“交旧”单位人员共同清点交旧物资,核实无误后填写《废旧物资交接登记单》,“领新”物资准予发放。对于确实需要延迟“交旧”的物资,最长延迟“交旧”时间不得超过10天。

第六条 物资盘点

(一)为及时反映库存物资数额,保管员每月对所管物资进行盘点,严格核对帐、卡、物对应情况,检查物资的盈亏数量和发生盈亏的原因,并编制报表上报部门主管人员,每月25日定为盘点基础日。每半年设备动力部与财务管理部共同对物资进行一次盘点抽查,且每半年根据库存盘点情况进行一次库存结构优化工作,年终对库存物资进行全面盘点。

(二)如属盈、亏和需报废处理的,必须进行盈亏分析并成立报废物资鉴定小组,经分析鉴定后按审批程序经领导审核批准后方可进行处理,杜绝私自处理造成公司资产流失。发现物资短缺或质量上的问题(如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等),应及时汇报主管领导并妥善处理。

(三)仓库保管员对库存、代保管、待验材料以及设备、容器和工具等负有经济责任和法律责任。仓库物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,保管员不得私自采取退入库手续,一经发现,将按公司相关制度处理。

(四)保管员工作调动或离职时,必须办理移交手续,移交手续未办妥之前,一律不得调动。

第六章 产成品库房管理制度

第一节 总则

第一条 本制度规定了公司生产产品出入库及库存管理等内容。

第二条 本制度适用于产品仓库管理工作。

第二节 管理内容与方法

第三条 产品入库:质检部按照生产技术部皮带秤检斤数据作为产成品入库依据。

第四条 产品的保管按公司《仓库管理制度》中物资保管的要求执行。

第五条 产品出库管理

(一)保管员根据供销管理部提供的产品提货单装车。

(二)装车完毕后,保管员核实检斤数量无误后,录入出库信息,办理出库手续,手续齐全后准许产品出库。

(三)保管员每月将出库单装订成册存档管理,出库单一式四联,财务管理部、供销管理部、产品仓库、购货方各一联。

第六条 库存盘点

财务管理部会同供销管理部、XXXX部、XXXX部对产成品库存情况于每月25日进行盘点

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